平成25年度秋期 ITパスポート 問96 解説

業務報告書の作成に関する次の記述を読んで，四つの問いに答えよ。

S社の総務部では，所属員が1週間分の業務実績をまとめた業務報告書を毎週作成して，部門のファイルサーバ（以下，部門サーバという）に保管している。

総務部が定めた業務報告書の作成ルールは，次のとおりである。

〔業務報告書の作成ルール〕

(1) 業務報告書は，報告する項目が記載されているひな形ファイルを用いて作成する。ひな形ファイルの名称は“業務報告書（ひな形）”で，部門サーバの，読取りだけが可能な“ひな形”フォルダに保管されている。

(2) 業務報告書のファイル名の形式とその表記ルールは，次の表1のとおりである。

表1　業務報告書のファイル名の形式とその表記ルール

(3) 業務報告書の作成には，PCの個人用フォルダを一時的に利用し，完成後に部門サーバの“報告書”フォルダに保管する。

(4) 部門サーバには完成した業務報告書だけを保管することにし，修正する場合は，PCの個人用フォルダに移動してから修正する。

(5) 業務報告書に関連した資料（以下，関連資料という）がある場合には，部門サーバの“報告書”フォルダに保管する。関連資料として保管できるファイル数の上限は一つの業務報告書につき12とする。

(6) 機密度が高い関連資料を保管するときには，ファイルにパスワードを設定する。パスワードに使用する文字は，半角英数字6桁以上とし，英字大文字，英字小文字及び数字を，それぞれ少なくとも一つ含める。