平成25年度春期 ITパスポート 問86 解説

電子メールを利用したアンケートの実施に関する次の記述を読んで，四つの問いに答えよ。

X社の人事部のFさんは，社員の満足度調査を，電子メール（以下，メールという）を利用して実施するように上司から指示された。調査は，ワープロソフトで作成した満足度調査用のアンケート文書を，メールに添付して回答してもらう方法で行うことにした。

Fさんが上司から指示された事項は，次のとおりである。

(1) メール本文中に満足度調査の目的，対象者，回答方法，期限を明記する。

(2) アンケート文書をメールに添付して，全社員にアンケートの依頼メールをFさんから出す。アンケートの回収は，回答したアンケート文書をメールに添付してFさん宛てに返信してもらう。期限は，翌月の月末とする。

(3) アンケートは，全社員の90%以上に回答してもらいたいので，期限の2営業日前に，未回答の社員に対して個別に督促メールを出す。

(4) 返信されたメールを基に，回答者を社員リストでチェックする。

(5) 回答されたアンケート文書は，サーバにある人事部だけが参照できるアンケート用の共有フォルダ（以下，共有フォルダという）に，回答者の部署別に，社員が識別できるファイル名で保存する。アンケートの回答メールは，集計が終了するまで他の受信メールと分けて保管しておく。