平成26年度秋期 ITパスポート 問98 解説

交通費精算業務の改善に関する次の記述を読んで，四つの問いに答えよ。

広告代理店のA社では，申請者が経理部に回付した交通費精算伝票（以下，伝票という）を使って，顧客訪問時に発生した交通費の精算業務を行っている。

〔現在の交通費精算業務の流れ〕

(1) 申請者は，伝票に申請者名，社員番号，経費科目，顧客番号，利用日，利用区間，金額及び合計金額を記入する。押印後，事務担当者に回付する。

(2) 事務担当者は，申請内容を精査し，誤りがなければ伝票を承認者に回付する。誤りがあれば，伝票を申請者に差し戻す。

(3) 承認者は，承認又は否認の決裁を行う。内容が適切であった場合には承認して，事務担当者に回付する。内容が適切でなければ否認して，申請者に差し戻す。

(4) (2)又は(3)で差し戻された場合，申請者は伝票を修正し，再度事務担当者に回付する。

(5) 事務担当者は，承認者から回付された当日分の承認済み伝票を取りまとめ，伝票番号を採番し，経理部に回付する。

(6) 経理担当者は，事務担当者から回付されてきた承認済み伝票の支払処理を行う。

交通費精算を効率よく行うために，データベースを活用して，次に示す機能要件の交通費精算システム（以下，精算システムという）を構築することにした。

〔精算システムの機能要件の一部〕

(1) 社員番号でログオンする。社員番号によって，社員表から申請者名を抽出し，申請画面の共通項目として設定する。

(2) 申請画面の明細として，顧客番号，利用日，利用区間と金額を入力する。1回の申請で複数の顧客訪問に対する明細が入力できる。また，合計金額の算出，経費科目の設定及び伝票番号の自動採番を行う。ここで経費科目として，交通費を自動設定する。

(3) 申請後，事務担当者が精査を行い，自動的に承認者に通知が行く。承認者は決裁画面で承認か否認かを選択する。

(4) 支払画面で承認済み申請を社員ごとに集計し，支払金額を算出する。